Zadania Wydziału Organizacji i Kadr

Do zadań Wydziału Organizacji i Kadr należy:

W zakresie obsługi Rady i Zarządu Powiatu:

1. prowadzenie spraw związanych z wyborami do Rady Powiatu,

2. wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem sesji Rady Powiatu, a w szczególności przygotowywanie materiałów na sesję, w tym projektów uchwał Rady, przedstawianie ich Zarządowi, właściwym komisjom i rozsyłanie tych materiałów radnym,

3. sporządzanie protokołów z sesji Rady,

4. przesyłanie podjętych uchwał właściwym organom nadzoru,

5. prowadzenie ewidencji uchwał Rady,

6. przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych i prowadzenie ewidencji interpelacji i zapytań radnych,

7. obsługa kancelaryjno – biurowa Rady Powiatu i komisji Rady,

8. organizowanie i obsługa dyżuru Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady, prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli oraz podejmowania działań dla ich rozpatrzenia,

9. organizowanie posiedzeń Zarządu oraz zapewnienie obsługi techniczno – biurowej Zarządu,

10. przygotowywanie projektów uchwał Zarządu Powiatu,

11. prowadzenie ewidencji uchwał Zarządu,

12. kontrola wykonania innych postanowień Zarządu,

13. przekazywanie uchwał, decyzji i ustaleń Zarządu do realizacji.

W zakresie spraw kadrowych:

1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu,

2. organizowanie konkursów na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu we współpracy z merytorycznymi Wydziałami,

3. organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników,

4. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem, kształceniem i doskonaleniem zawodowym pracowników,

5. prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników oraz związanych z przyznawaniem odznaczeń państwowych, odznak resortowych, wyróżnień i nagród,

6. obsługa komisji dyscyplinarnych,

7. prowadzenie spraw płacowych, w tym nagród jubileuszowych oraz dodatków służbowych, stażowych i innych,

8. kontrola dyscypliny pracy w Starostwie,

9. organizowanie prac subsydiowanych prowadzonych w Starostwie,

10. prowadzenie spraw dotyczących praktyk studenckich i uczniowskich,

11. prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na wykonywanie pracy dodatkowej,

12. opracowywanie i bieżąca aktualizacja regulaminu pracy,

13. współpraca ze związkami zawodowymi działającymi w Starostwie.

W zakresie spraw organizacyjnych:

1. prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Starostwa Powiatowego i jednostek organizacyjnych Powiatu nie posiadających wyodrębnionych służb administracyjnych,

2. inicjowanie i wdrażanie usprawnień w organizacji pracy Starostwa,

3. zapewnienie należytej organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków oraz listów obywateli kierowanych do Starosty, w tym:

1. prowadzenie zbiorczej ewidencji oraz kontrolowanie terminowego ich załatwiania w poszczególnych Wydziałach,

2. kontrolowanie trybu i sposobu rozpatrywania i załatwiania skarg,

3. sporządzanie zbiorczych sprawozdań i informacji w sprawach skarg i wniosków.

4. przygotowywanie projektów upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Starosty, w tym do wydawania decyzji administracyjnych dla pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu i prowadzenie rejestru tych upoważnień,

5. organizowanie zadań związanych z nadawaniem przez Radę i Zarząd aktów regulujących organizację i funkcjonowanie jednostek organizacyjnych Powiatu,

6. przygotowywanie projektów porozumień zawieranych z organami administracji rządowej, samorządowej i innymi jednostkami organizacyjnymi oraz prowadzenie rejestru tych porozumień,

7. prowadzenie rejestru umów, których Powiat jest stroną,

8. prowadzenia rejestru aktów wewnętrznych,

9. nadzorowanie przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej,

10. wykonywanie kontroli wewnętrznej oraz nadzór nad wdrażaniem wniosków i zaleceń pokontrolnych,

11. prowadzenie rejestru przeprowadzonych kontroli,

12. kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych,

13. przedstawianie Staroście istotnych nieprawidłowości i uchybień dotyczących pracy Wydziałów stwierdzonych w trakcie przeprowadzonych kontroli oraz informacji o wykorzystaniu materiałów pokontrolnych przez Wydziały i inne jednostki organizacyjne,

14. koordynowanie działalności strony Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa,

15. prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

16. organizowanie nieodpłatnej pomocy prawnej i poradnictwa obywatelskiego na obszarze powiatu rzeszowskiego,

17. przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej.

W zakresie spraw administracyjno – gospodarczych:

1. prowadzenie sekretariatu Starosty,

2. prowadzenie kancelarii ogólnej i Biura Obsługi Klienta – Punktu Informacyjnego,

3. administrowanie lokalami Starostwa,

4. organizowanie zabezpieczenia mienia i budynku,

5. zapewnienie czystości w pomieszczeniach  budynku Starostwa,

6. organizacja zaopatrzenia materiałowo – technicznego,

7. prenumerata czasopism dla potrzeb Starostwa,

8. gospodarka pieczęciami i tablicami urzędowymi,

9. gospodarowanie środkami trwałymi i wyposażeniem Starostwa, prowadzenie ewidencji inwentarza i jego likwidacja,

10. przygotowywanie projektów umów w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych,

11. prowadzenie napraw i obsługa techniczna Starostwa,

12. obsługa transportowa Starostwa,

13. prowadzenie spraw związanych z BHP i ochroną przeciwpożarową,

14. wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcjami reprezentacyjnymi,

15. prowadzenie archiwum zakładowego,

16. prowadzenie biblioteki zakładowej,

17. gospodarowanie mieniem Powiatu z wyłączeniem gospodarki nieruchomościami.

W zakresie zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych:

1. opracowanie i prowadzenie wykazu dokumentów niejawnych, a także wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy na stanowisku, z którym wiąże się dostęp do informacji niejawnych,

2. opracowanie planu ochrony informacji niejawnych,

3. opracowanie planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne,

4. prowadzenie postępowań sprawdzających i wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa osobowego,

5. przeprowadzanie szkoleń pracowników z zakresu ochrony informacji niejawnych,

6. kontrola ochrony informacji niejawnych,

7. opracowanie sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne”,

8. opracowanie instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”,

9. opracowanie dokumentacji określającej poziom zagrożeń dotyczących nieuprawnionego dostępu do informacji niejawnych lub ich utraty,

10. opracowanie szczegółowego planu postępowania z materiałami niejawnymi w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,

11. współpraca ze służbami ochrony państwa w zakresie realizacji swych zadań,

12. prowadzenie kancelarii tajnej.